Asy Księgowości

Samochód w działalności gospodarczej

Co ustawodawca uważa za „samochód osobowy”?

Dla podatków dochodowych samochód osobowy to pojazd samochodowy o DMC do 3,5 t, konstrukcyjnie do przewozu maks. 9 osób łącznie z kierowcą – z wyjątkami wskazanymi w ustawie. To ta definicja decyduje o limitach amortyzacji/ubezpieczenia i kosztach eksploatacji.

Trzy scenariusze rozliczania wydatków na auto

W poniższym wyjaśnieniu ilekroć pada określenie „Auto firmowe” mamy na myśli samochód wprowadzony do środków trwałych, w leasingu/najmie lub będący w użyczeniu.

A. Auto firmowe używane w sposób „mieszany” (służbowo + prywatnie)

  • PIT: tylko 75% wydatków eksploatacyjnych (paliwo, serwis, opony, myjnia, parking, autostrady itd.). Nieodliczony VAT również wchodzi do tej puli. 

  • VAT: z reguły 50% odliczenia VAT od wszystkich wydatków samochodowych.

Np. zakupiono paliwo za 100 zł netto (23% VAT). Odliczenie będzie wyglądać następująco:
  • 100 zł netto,
  • 23 zł VAT,
  • 123 zł brutto.

W kosztach znajdzie się kwota: 75% * [100 zł netto + (23 zł*50%)] = 75% * 111,50 zł =  83,63 zł

W VAT znajdzie się kwota: 11,50 zł.

B. Auto firmowe używane wyłącznie w działalności

  • PIT 100% wydatków eksploatacyjnych (po spełnieniu warunków wyłącznego użytku). Uwaga: objaśnienia MF wiążą „domniemanie” użytku mieszanego z brakiem ewidencji dla celów VAT – jeśli nie prowadzisz „kilometrówki VAT”, fiskus przyjmie użytek mieszany.

  • VAT: 100% odliczenia, jeśli łącznie: (1) prowadzisz ewidencję przebiegu dla VAT, (2) złożyłeś druk VAT-26, (3) realnie wykluczyłeś użytek prywatny (np. regulamin, zasady wydawania kluczyków/parkowania, monitoring).

Uwaga: ten sposób wiąże się z dokładnym prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki. Polega to na tym, że stan licznika, o którym informuje się urząd skarbowy przy zakupie pojazdu musi zgadzać się z faktycznym przebiegem w każdym momencie użytkowania samochodu – do momentu zaprzestania jego użytkowania w sposób „wyłącznie w działalności”.

C. Samochód prywatny, którego przedsiębiorca jest właścicielem lub współwłaścicielem (niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, niebędący w leasingu/najmie, niebędący użyczonym pojazdem), używany w firmie

  • PIT: stały limit 20% wszystkich wydatków (łącznie z nieodliczonym VAT),

  • VAT: co do zasady 50% odliczenia (jak przy użytku mieszanym).

Np. zakupiono paliwo za 100 zł netto (23% VAT). Odliczenie będzie wyglądać następująco:
  • 100 zł netto,
  • 23 zł VAT,
  • 123 zł brutto.

W kosztach znajdzie się kwota: 20% * [100 zł netto + (23 zł*50%)] =20% * 111,50 zł =  22,30 zł

W VAT znajdzie się kwota: 11,50 zł.

Limity wartości – amortyzacja, leasing/najem oraz ubezpieczenie

Do końca 2025 r. obowiązuje:

  • Amortyzacja (środek trwały): odpisy w kosztach tylko do wartości 150 000 zł (auta spalinowe/hybrydowe) albo 225 000 zł (BEV/wodorowe). Nadwyżka ponad limit nie jest kosztem,

  • Leasing/najem/dzierżawa: kosztem jest ta część opłat, która proporcjonalnie przypada na wartość auta do limitu 150 000/225 000 zł,

  • Ubezpieczenie AC (i GAP): gdy wartość przyjęta do ubezpieczenia > 150 000 zł, kosztem jest proporcja: 150 000 zł / wartość przyjęta do ubezpieczenia × składka. (OC/NNW – bez tego limitu).

Od 1 stycznia 2026 r.:

  • Nowe limity dla aut spalinowych: zasadniczy limit spada do 100 000 zł (dla pojazdów o emisji CO₂ ≥ 50 g/km); 150 000 zł pozostanie tylko dla nielicznych hybryd o emisji < 50 g/km. Limit 225 000 zł dla aut elektrycznych/wodorowych zostaje bez zmian. Przepisy obejmą amortyzację oraz opłaty leasingowe/najmu.

VAT, a wydatki związane z pojazdem

  • 50% vs 100% – w zależności od sposobu wykorzystywania pojazdu w działalności,

  • Zakres jakiego dotyczą odliczenia VAT: zakup auta, leasing (raty/opłata wstępna), paliwo, serwis, opony, części, myjnie, parking, autostrady itd. – ograniczenie (50%) dotyczy wszystkich wydatków „samochodowych”, chyba że spełniasz warunki 100% i prowadzisz ewidencję przebiegu + VAT-26 tak jak to zostało wyjaśnione powyżej.

Samochód jako środek trwały

Jeśli przedsiębiorca posiada prywatnie samochód, którego jest właścicielem lub współwłaścicielem to przy zachwaniu pewnych założeń może wprowadzić taki pojazd do majątku firmowego. Środkiem trwałym jest składnik majątku, który łącznie spełnia poniższe założenia:

  • stanowi Twoją własność lub współwłasność,

  • jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia,

  • przewidywany okres używania przekracza 1 rok,

  • jest wykorzystywany w działalności.

Samochód do działalności można wprowadzić sporządzając odpowiedni dokument jakim jest oświadczenie o przekazaniu majątku prywatnego na cele działalności. Wzór wraz z omówieniem znajduje się na stronie: Oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotó na cele działalności – wzór z omówieniem.

Uwaga: jeśli prywatny samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, a potem wycofany z firmy i sprzedany, to sprzedaż dokonana przed upływem 6 lat (liczonych od pierwszego dnia miesiąca po wycofaniu) nadal stanowi przychód z działalności gospodarczej, nawet gdy zbywasz go już „prywatnie”.

Dane samochodu potrzebne księgowemu

Księgowy do poprawnej ewidencji wydatków związanych z samochodem potrzebuje danych pojazdu. W tym celu można skopiować poniższą tabelę do wiadomości email, uzupełnić ją danymi pojazdu i przesłać do księgowego.

Informacja Dane
Rodzaj własności (Leasing operacyjny i najem / Prywatny / Inny (np. użyczenie))  
Data umowy (data zawarcia lub zmiany umowy leasingu)  
Rodzaj pojazdu (osobowy spalinowy / osobowy elektryczny / ciężarowy)  
Masa pojazdu (czy poniżej 3,5 tony – (TAK/NIE) dotyczy tylko ciężarowych)  
Czy pojazd posiada VAT-1 / VAT-2 (TAK/NIE – dotyczy tylko ciężarowych)  
Sposób użytkowania (Prywatnie i w działalności / Tylko w działalności)  
Wartość pojazdu (kwota netto z umowy – tylko jeśli przewyższa 150 tyś., a jeśli poniżej wystarczy wpisać "poniżej 150 tyś.")  
Model pojazdu  
Numer rejestracyjny  

Krótka ściąga

  • Auto firmowe (środki trwałe/leasing/najem) – mieszane: 75% kosztów eksploatacji w PIT/CIT + 50% VAT. Limity: amortyzacja/leasing do 150 tys. zł (225 tys. zł BEV/wodór); AC proporcją do 150 tys. zł.

  • Auto firmowe (środki trwałe/leasing/najem) – wyłącznie firmowe: 100% kosztów + 100% VAT tylko z ewidencją przebiegu i VAT-26 oraz realnym wykluczeniem użytku prywatnego. Limity wartości nadal obowiązują.

  • Auto prywatne w działalności: 20% kosztów (PIT) + 50% VAT.