Spis treści
PIERWSZA KONFIGURACJA PANELU WFIRMA
Aktywacja konta w panelu wfirma jest bardzo prosta. Na adres e-mail podany w ankiecie opiekun firmy przesyła wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Za jego pośrednictwem można aktywować dostęp w dwóch prostych krokach:
Odszukaj wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym. Jeśli nie znajduje się ona w głównym folderze skrzynki odbiorczej, sprawdź również folder spamu.
Po kliknięciu przycisku „Aktywuj konto” nastąpi przeniesienie na stronę, na której należy ustalić indywidualne hasło. Hasło to będzie wymagane przy każdym kolejnym logowaniu do systemu.
UWAGA:
- W portalu wFirma istnieje możliwość weryfikacji konta, jednak nie jest ona konieczna do korzystania z funkcjonalności panelu. Weryfikacja jest dodatkowo płatna, dlatego nie rekomendujemy jej naszym klientom.
- Osoby, które w poprzednim biurze rachunkowym korzystały już z wFirma, otrzymają dostęp do nowego konta. Logowanie będzie możliwe przy użyciu tych samych danych, o ile został podany ten sam adres e-mail co w poprzednim biurze.
KONFIGURACJA SEKCJI WYMIANY DOKUMENTÓW
W panelu wFirma można w prosty sposób przekazywać do biura faktury, dokumenty oraz wyciągi bankowe. Pliki można przesyłać w formie skanów, faktur lub plików pobranych z banku. Do przesyłania dokumentów służy tzw. Magic Box, czyli “wrzutka” dostępna w wfirmie w zakładce Start. Aby przesłać dokument:
- Zaloguj się do swojego konta w wFirma.
- Przejdź do zakładki Start.
- Znajdź kafelek Magic Box.
- Przeciągnij i upuść plik na kafelku lub kliknij w jego obszar i wybierz plik z urządzenia.
Poniżej pokazujemy, jak wygląda kafelek Magic Box, którego należy użyć do przesyłania dokumentów.
Jeśli nie jest on widoczny należy kliknąć w ikonę koła zębatek w prawym górnym rogu ekranu i w Ustawieniach Dashboardu włączyć opcję Magic Box
DODANIE NUMERU RACHUNKU BANKOWEGO NA FAKTURZE SPRZEDAŻOWEJ
Aby numer firmowego rachunku bankowego był widoczny na fakturze należy przejść przez kolejne zakładki: “Ustawienia” (lewy dolny róg strony) >> “Dane podstawowe” >> “Dane identyfikacyjne” >> “Rachunki bankowe” >> “Dodaj rachunek”. Po dodaniu rachunku bankowego klikamy “Zapisz”.
Po zapisaniu należy przejść na do zakładki “Faktury” >> “Szablony” >> “Ustawienia szablonów” >> “Wymuś pokazywanie rachunku bankowego” >> “Zapisz”.
DODAWANIE FAKTUR ZAKUPOWYCH
W celu wgrania faktur kosztowych do księgowania należy postąpić zgodnie ze schematem przewidzianym dla rodzaju dokumentu. Wyróżniamy dwa rodzaje faktur: wystawionych w KSeF i wystawionych poza KSeF.
FAKTURY POZA KSEF:
Plik z fakturą wystarczy przeciągnąć do wcześniej aktywowanego modułu „Dodaj wydatek z OCR”. Moduł OCR umożliwia automatyczne odczytywanie danych z faktur w odpowiednich formatach (PDF, JPG). Jednorazowo można dodać maksymalnie 10 plików, dlatego przy większej liczbie dokumentów rekomendujemy podzielenie ich na kilka części.Do systemu wFirma można również zalogować się z poziomu przeglądarki na smartfonie i dodawać dokumenty bezpośrednio z urządzenia, w tym jako zdjęcie. Wystarczy kliknąć „Dodaj fakturę” na kafelku „Dodaj wydatek z OCR” i wybrać opcję „Zrób zdjęcie”.
Po odczytaniu dokumentu przez OCR, wersja robocza wydatku pojawi się w zakładce WYDATKI >> KSIĘGOWANIE >> WERSJE ROBOCZE oraz we wcześniej aktywowanym module „Księguj wydatek”, oznaczona czerwoną kropką. Liczbę dodanych faktur można sprawdzić, klikając „Pokaż więcej” w module „Księguj wydatek” lub przechodząc do zakładki „Wydatki” >> “Wersje robocze”.
Prosimy o pozostawienie dodanych wersji roboczych faktur z czerwoną kropką. Weryfikacją danych oraz księgowaniem wydatków zajmie się zespół naszego biura.
Jeżeli nasza faktura znajduje się w KSeF to po poprawnej konfiguracji panelu wfirmy z KSeF można pobrać faktury na dwa sposoby:
POBIERANIE RĘCZNE:
Faktury wystawione w KSeF można pobrać pozpośrednio do wersji roboczej w wfirmie. Aby to wykonać należy: przejść na zakładkę WYDATKI >> KSIĘGOWANIE >> WERSJE ROBOCZE >> IMPORTUJ Z KSEF
Następnie należy wybrać datę od kiedy zostaną pobrane faktury u kliknąć “Pobierz”. Z listy dostępnych faktur należy pobrać te dokumenty, które mają zostać przez nas zaksięgowane. Niechciane dokumenty muszą zostać pominięte (niezaznaczone). Po zaznaczeniu dokumentów należy kliknąć “Zapisz jako wersję roboczą i zostawić pobrany dokument bez nanoszenia zmian.
POBIERANIE AUTOMATYCZNE:
W konfiguracji integracji KSeF można zaznaczyć automatyczne pobieranie faktur z KSeF. Wówczas faktury na przestrzeni miesiąca będą pobierać się automatycznie, a raz w miesiącu (podczas kompletowania dokumentów) należy sprawdzić czy pobrane zostały wszystkie dokumenty oraz czy wszystkie pobrane dokumenty mają trafić do zaksięgowania. Sprawdzanie następuje z poziomu: WYDATKI >> KSIĘGOWANIE >> WERSJE ROBOCZE. Niechciane dokumenty należy zaznaczyć, a następnie kliknąć Modyfikuj >> Usuń. Resztę dokumentów pozostawiamy bez zmian.
WYSTAWIANIE FAKTURY SPRZEDAŻOWEJ
Aby wystawić fakturę sprzedażową należy przejść przez kolejne zakładki: “Przychody” >> “Sprzedaż” >> “Wystaw” >> “Fakturę”/”Fakturę bez VAT”.
W polu „Wpisz nazwę kontrahenta lub NIP” wpisujemy numer NIP klienta lub klikamy ikonę lupy (po najechaniu na strzałkę w dół w prawym rogu pola), aby pobrać dane z GUS. Jeśli kontrahent nie istnieje w GUS (np. dlatego, że jest spoza Polski), jego dane należy wprowadzić ręcznie poprzez kliknięcie opcji “Dodaj nowego”.
Data wystawienia: Wpisujemy datę wystawienia faktury, która powinna być datą bieżącą, ale nie późniejszą niż 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży usługi.
Przykład: Jeśli wystawiamy fakturę za usługi wykonane w maju w ramach umowy B2B, mamy czas na jej wystawienie do 15 czerwca.
Data sprzedaży: W przypadku usług ciągłych, takich jak kontrakty B2B, należy wpisać ostatni dzień miesiąca, w którym usługa była realizowana. Dla pozostałych usług oraz towarów jako datę sprzedaży podaje się dzień dostawy towaru lub zakończenia usługi.
Metoda i termin płatności: Wpisujemy zgodnie z ustaleniami umownymi.
Seria numeracji: Domyślnie ustawiona jest seria „Domyślna”. Można ją zmienić (ale tylko przed wystawieniem pierwszej faktury!) w zakładce: Ustawienia → Faktury → Serie numeracji
Dodanie pozycji faktury – nazwa produktu/usługi: Na przykład: „Usługi programistyczne zgodne z umową z dnia 01.06.2025”.
Stawka VAT — wybieramy odpowiednią:
- 23% – podstawowa stawka VAT w Polsce
- „nie podl.” – usługi dla kontrahenta spoza UE
- „nie podl. UE” – usługi dla kontrahenta z UE
- „zw.” – zwolnienie z VAT
WYSTAWIANIE FAKTURY SPRZEDAŻOWEJ - UWAGI
UWAGI:
Zwolnienie z VAT: Jeśli w ramach prowadzenia działalności gospodarczej nie jesteś czynnym podatnikiem VAT (korzystasz ze zwolnienia do 240 000 zł), nie wybierasz stawki „zw.”, ponieważ zostanie ona zastosowana domyślnie na wydruku. Adnotacja o zwolnieniu z tytułu art. 113 nie jest wymagana.
Natomiast jeśli korzystasz ze zwolnienia przedmiotowego, na fakturze powinna znaleźć się adnotacja o zwolnieniu z VAT na podstawie art. 43. Pojawi się ona automatycznie, ponieważ ten fakt zostanie skonfigurowany przez opiekuna firmy podczas konfiguracji panelu klienta.
Kod GTU: Jeśli w polu do wystawiania faktury, w kolumnie dotyczącej kodu GTU, w rozwijanej liście widnieje opcja do wyboru — wybierz ją. Oznacza to, że Twój księgowy przewidział dla danego typu usług odpowiedni kod GTU.
Jeśli nie wybierzesz go samodzielnie, księgowy podczas sprawdzania faktur sprzedaży doda go za Ciebie.
Podzielona płatność: Przy wystawianiu faktury powyżej 15 000 zł brutto za usługi lub towary wymienione w załączniku nr 15 ustawy o VAT, należy dodać adnotację o metodzie podzielonej płatności. Można to zrobić w oknie wystawiania faktury w zakładce: KSIĘGOWE → SCHEMAT KSIĘGOWY → PODZIELONA PŁATNOŚĆ
W pozostałych przypadkach nie zmieniaj schematu księgowego!
W przypadku konieczności wystawienia faktury:
- w innym języku niż polski,
- w innej walucie niż polski złoty (PLN),
należy odpowiednio zmienić ustawienia w oknie wystawiania faktury, w zakładce:
- ZAAWANSOWANE → WALUTA,
- ZAAWANSOWANE → JĘZYK.
Jeśli faktura jest wystawiana w walucie innej niż polski złoty, należy każdorazowo poinformować klienta o dacie płatności konkretnej pozycji – jest to istotne ze względu na możliwe różnice kursowe.
WYSTAWIANIE KOREKTY FAKTURY SPRZEDAŻOWEJ
W celu wystawienia faktury korygującej, która dotyczy korekty pozycji faktury, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy zaznaczyć fakturę podlegającą korekcie i wybrać MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY. Następnie, w oknie które się pojawi należy wprowadzić dane dotyczące korekty.
FAKTURA IN MINUS:
Data wystawienia: faktyczna data wystawiania faktury.
Data księgowania do VAT: W przypadku korekty zmniejszającej VAT należny, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się w okresie wystawienia faktury korygującej, jeśli podatnik posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków korekty z nabywcą. W przeciwnym razie korekty dokonuje się w okresie uzyskania tej dokumentacji. Dokumentami potwierdzającymi mogą być np. aneksy do umów, korespondencja handlowa czy dowody zapłaty.
Data księgowania do KPiR/Ewidencji Przychodów:
- W dacie faktury pierwotnej (korygowanej) – jeśli korekta wynika z błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki.
- W dacie wystawienia faktury korygującej – jeśli korekta wynika z kolejnego zdarzenia gospodarczego mającego wpływ na wartość sprzedaży, które nie stanowi błędu rachunkowego ani oczywistej pomyłki.
FAKTURA IN MINUS
Data wystawienia: faktyczna data wystawiania faktury.
Data księgowania do VAT:
- Jeśli korekta wynika z przyczyn istniejących już w momencie wystawienia faktury pierwotnej (np. pomyłka), należy ją ująć w dacie sprzedaży faktury pierwotnej.
- Jeśli korekta wynika z przyczyn powstałych po dokonaniu sprzedaży (np. nowe zdarzenie gospodarcze), należy ją ująć w faktycznej dacie wystawienia.
Data księgowania do KPiR/Ewidencji Przychodów: jak w przypadku korekty “in minus”.
DODAWANIE DOKUMENTU WYSTAWIONEGO POZA WFIRMĄ
Faktury sprzedażowe wystawione poza systemem wFirma
Zdarza się, że przedsiębiorca:
- posiada wykupioną licencję programu do wystawiania faktur,
- korzysta z samo-fakturowania przez kontrahenta,
- ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej.
W takich przypadkach, na koniec miesiąca przedsiębiorca może mieć już wystawione faktury sprzedażowe lub gotowy miesięczny raport fiskalny. Nie ma wtedy konieczności wystawiania faktur w systemie wFirma.
Jak zatem dostarczyć w takim przypadku faktury sprzedażowe?
W naszym biurze preferujemy, aby faktury wystawione poza systemem były dostarczane w taki sam sposób jak faktury zakupowe.
POTWIERDZENIE KOMPLETU DOKUMENTÓW
Potwierdzenie kompletu dokumentów przez przedsiębiorcę powoduje automatyczne powiadomienie księgowego o gotowości do rozliczeń. W naszym biurze priorytetowo rozliczamy klientów, którzy jako pierwsi klikną przycisk „Potwierdź” w zakładce Start, po dodaniu wszystkich faktur sprzedażowych i kosztowych.
POTWIERDZENIE KOMPLETU DOKUMENTÓW
DODAWANIE DOKUMENTÓW PO POTWIERDZENIU KOMPLETU
Pomimo potwierdzenia kompletu dokumentów za dany miesiąc, przedsiębiorca może nadal dodawać dokumenty w sposób ciągły, niezależnie od statusu miesiąca. Opcja „Dodaj wydatek z OCR” służy do wymiany dokumentów i nie przypisuje faktur automatycznie do konkretnego miesiąca. Dzięki temu, nawet po dodaniu faktur np. za wrzesień, można bez przeszkód przesłać zapomniane faktury z poprzednich miesięcy.