Zmiana biura rachunkowego to ważna decyzja, która może przynieść wiele korzyści – lepszą obsługę, większą przejrzystość finansów, niższą cenę czy po prostu lepsze dopasowanie do potrzeb Twojej firmy. Jednak żeby wszystko przebiegło sprawnie, warto wiedzieć, jakie działania należy podjąć zaraz po dokonaniu zmiany. W tym artykule przedstawiamy listę najważniejszych kroków, które pomogą Ci uporządkować formalności i uniknąć niepotrzebnych problemów. Poniższa instrukcja została ułożona w sposób chronologiczny, dlatego rekomendujemy wykonanie obowiązków w podanej kolejności. Niemniej wykonanie któregoś z obowiązku w innej kolejności nie blokuje poprawnego podjęcia współpracy z biurem.
Podpisanie umowy z biurem
Podpisanie umowy z biurem rachunkowym to kluczowy krok w profesjonalnym prowadzeniu działalności gospodarczej.Biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność za poprawność dokumentacji finansowej, terminowość rozliczeń oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Dzięki temu właściciel firmy może skupić się na rozwoju biznesu, zamiast martwić się o formalności. Co więcej, podpisana umowa jasno określa zakres usług, obowiązki i odpowiedzialność obu stron, co minimalizuje ryzyko nieporozumień i błędów. Biura rachunkowe świadczące usługi online poza skanami umów, wymianą podpisanych egzemplarzy drogą pocztową respektują również umowy podpisane profilem zaufanym/podpisem kwalifikowanym.
O sposobie podpisania dowolnego dokumentu profilem zaufanym pisaliśmy w artykule:
Dokonanie zmian w CEIDG
Krok 1: Logowanie do CEIDG
Krok 2: Zmiana danych
Krok 3: Wybór w danych do edycji
- „Dokumentacja rachunkowa - podmiot prowadzący” i zaktualizuj o dane nowego biura oraz
- "Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej” zaktualizuj ten adres podając swój adres zamieszkania lub adres prowadzenia działalności (jeśli masz skazane stałe miejsce wykonywania działalności).
Krok 4: Podpis wniosku
Uwaga!
Jeśli działalność gospodarczą zakładałeś/-aś z Twoim biurem to adresy przechowywania dokumentacji oraz podmiot prowadzący masz najpewniej już podane poprawnie. Dlatego jedyną zmianą jaką musisz dokonać to aktualizacja rachunku bankowego. Poniżej przedstawiamy instrukcję.
Krok 1: Logowanie do CEIDG
Krok 2: Zmiana danych
Krok 3: Wybór w danych do edycji
Krok 4: Podpis wniosku
Nadanie upoważnień dla nowego księgowego
Do rzetelnego i kompleksowego świadczenia usług księgowi potrzebują najczęściej dwa upoważnienia:
- w urzędzie skarbowym służące do podpisywania i wysyłania deklaracji (bez prawa reprezentacji
przed urzędem). Instrukcję do nadania tego upoważnienia przedstawiamy w tym wpisie: Jak nadać upoważnienie UPL-1 w urzędzie skarbowym - w ZUS do wglądu w bieżące sprawy w ZUS. Instrukcję do nadania tego upoważnienia przedstawiamy w tym wpisie: Jak nadać upoważnienie w ZUS
Odwołanie upoważnień dla byłego księgowego
Po zakończeniu współpracy z poprzednim biurem należy odwołać upoważnienia dla poprzedniego księgowego (jeśli były nadawane). Odwołanie upoważnień odbywa się poprzez wysłanie odpowiednich dokumentów do urzędu skarbowego i ZUS. Są nimi:
- OPL-1 wypełniony danymi poprzedniego księgowego: druk odwołujący upoważnienie UPL-1,
- PEL-O wypełniony danymi poprzedniego księgowego: druk odwołujący upoważnienie ZUS PEL.
Dokumenty z poprzedniego biura - działalność gospodarcza
W przypadku przeniesienia księgowości z innego biura rachunkowego, najlepiej jest przekazać do poprzedniego biura poniższą listę dokumentów, a uzyskany komplet dokumentów wraz z komentarzami przesłać do obecnego biura.
- KPiR / ewidencja ryczałtu za cały rok (miesięcznie),
- Wyliczenia do PIT wraz z sumą wpłaconego podatku za cały rok (zestawienie wpłaconych zaliczek rekomendujemy pobrać w sposób objaśniony w instrukcji: Zestawienie zaliczek z e-urzędu),
- JPK_VAT za ostatni miesiąc/kwartał,
- Otrzymywaniu nieodpłatnych świadczeń w postaci Multi-Sport/Luxmed,
- VAT-R,
- Ewidencja środków trwałych wraz z tabelami amortyzacji,
- Protokół ustalenia proporcji sprzedaży VAT,
- Ewidencja czasu pracy, karty urlopowe, kartoteki wynagrodzeń pracowników,
- PIT-2 oraz oświadczenia do zgłoszenia pracowników do ZUS,
- Oświadczenia dotyczące PPK,
- Listy płac za cały rok obrotowy,
- Wyliczenia do PIT-4 za cały rok obrotowy.
Jeżeli któryś z dokumentów nie dotyczy danej działalności, można dopisać obok krótką informację np. „N/D”.
Checklista obowiązków - podsumowanie
Po wykonaniu wszystkich kroków z checklisty powyżej możesz mieć pewność, że współpraca z Twoim nowym biurem rachunkowym została podjęta w poprawny sposób i wszystkie formalności zostały dopełnione.