Nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym to ważna decyzja, która może przynieść wiele korzyści – lepszą obsługę, większą przejrzystość finansów, niższą cenę czy po prostu lepsze dopasowanie usług do potrzeb Twojej firmy. Jednak żeby wszystko przebiegło sprawnie, warto wiedzieć, jakie działania należy podjąć zaraz po dokonaniu zmiany. W poniższym artykule przedstawiamy listę najważniejszych kroków, które pomogą uporządkować formalności. Poniższa instrukcja została ułożona w sposób chronologiczny, który rekomenduje nasze biuro rachunkowe. Niemniej wykonanie któregoś z obowiązku w innej kolejności nie uniemożliwia poprawnego podjęcia współpracy z biurem.
Podpisanie umowy z biurem
Podpisanie umowy z biurem rachunkowym to kluczowy krok w profesjonalnym prowadzeniu działalności gospodarczej.Biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność za poprawność dokumentacji finansowej, terminowość rozliczeń oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Dzięki temu właściciel firmy może skupić się na rozwoju biznesu, zamiast martwić się o formalności. Co więcej, podpisana umowa jasno określa zakres usług, obowiązki i odpowiedzialność obu stron, co minimalizuje ryzyko nieporozumień i błędów. Biura rachunkowe świadczące usługi online poza skanami umów, wymianą podpisanych egzemplarzy drogą pocztową respektują również umowy podpisane profilem zaufanym/podpisem kwalifikowanym.
O sposobie podpisania dowolnego dokumentu profilem zaufanym pisaliśmy w artykule:
Nadanie upoważnień dla nowego księgowego
Do rzetelnego i kompleksowego świadczenia usług księgowi potrzebują najczęściej poniższe upoważnienia:
- dostęp do e-urzędu spółki: do wglądu w bieżące sprawy w urzędzie skarbowym. Instrukcję do nadania tego upoważnienia przedstawiamy w tym wpisie: Nadanie dostępu do e-urzędu skarbowego
- w urzędzie skarbowym służące do podpisywania i wysyłania deklaracji (bez prawa reprezentacji
przed urzędem). Instrukcję do nadania tego upoważnienia przedstawiamy w tym wpisie: Jak nadać upoważnienie UPL-1 w urzędzie skarbowym - (nadajemy tylko jeśli spółka zatrudnia praocwników) w ZUS do wglądu w bieżące sprawy w ZUS. Instrukcję do nadania tego upoważnienia przedstawiamy w tym wpisie: Jak nadać upoważnienie w ZUS
Odwołanie upoważnień dla byłego księgowego
Po zakończeniu współpracy z poprzednim biurem należy odwołać upoważnienia dla poprzedniego księgowego (jeśli były nadawane). Odwołanie upoważnień odbywa się poprzez wysłanie odpowiednich dokumentów do urzędu skarbowego i ZUS. Są nimi:
- OPL-1 wypełniony danymi poprzedniego księgowego: druk odwołujący upoważnienie UPL-1,
- PEL-O wypełniony danymi poprzedniego księgowego: druk odwołujący upoważnienie ZUS PEL.
Dokumenty z poprzedniego biura - spółka z o.o.
W przypadku przeniesienia księgowości z innego biura rachunkowego, najlepiej jest przekazać do poprzedniego biura poniższą listę dokumentów, a uzyskany komplet dokumentów wraz z komentarzami przesłać do obecnego biura.
- Plan kont,
- Polityka rachunkowości,
- Zapisy w Księdze Głównej na ostatni dzień księgowania,
- Wykaz środków trwałych wraz z tabelami amortyzacyjnymi,
- Zestawienie obrotów i sald na ostatni dzień księgowania,
- Wyliczenia do deklaracji CIT na ostatni dzień księgowania,
- VAT-R,
- Ewidencja czasu pracy, karty urlopowe, kartoteki wynagrodzeń pracowników,
- PIT-2, oświadczenia do zgłoszenia do ZUS pracowników,
- Oświadczenia o PPK,
- Listy płac za cały rok obrotowy,
- Wyliczenia do PIT-4 za cały rok obrotowy.
Jeżeli któryś z dokumentów nie dotyczy danego podmiotu, można dopisać obok krótką informację np. „N/D”.
Checklista obowiązków - podsumowanie
Jeśli spółka została założona niedawno, bez pomocy biura rachunkowego – rekomendujemy zapoznanie się z wpisem na temat deklaracji oraz terminów ich złożenia, o których piszemy we wpisie: Terminy po założeniu spółki z o.o.
Po wykonaniu wszystkich kroków z checklisty powyżej możesz mieć pewność, że współpraca z Twoim nowym biurem rachunkowym została podjęta w poprawny sposób i wszystkie formalności zostały dopełnione.