Działanie firmowego rachunku bankowego
Firmowy rachunek bankowy to kluczowe narzędzie w zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa. To właśnie z niego realizowane są przelewy do kontrahentów, urzędów oraz innych instytucji. W przypadku kont firmowych przedsiębiorcy mają również do czynienia z mikrorachunkiem VAT.
Mikrorachunek VAT to techniczny rachunek pomocniczy, który bank zakłada automatycznie dla każdego firmowego konta. Nie wymaga on samodzielnej aktywacji – jest przypisany do rachunku głównego i służy wyłącznie do rozliczeń podatkowych. Środki zgromadzone na mikrorachunku VAT mogą być wykorzystane jedynie do opłacania zobowiązań podatkowych oraz składek ZUS. Nie ma możliwości swobodnego przelewania tych środków na inne rachunki.
Gdy przedsiębiorstwo otrzymuje płatność z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (split payment), część środków – odpowiadająca kwocie VAT – trafia właśnie na mikrorachunek VAT. Te środki są niejako zablokowane i mogą być wykorzystane wyłącznie do regulowania zobowiązań podatkowych lub do opłacania faktur zakupowych również objętych split payment. Niezależnie od rodzaju przelewu, bank automatycznie pobiera środki z mikrorachunku VAT. Jeśli znajdujące się tam środki są niewystarczające, brakująca kwota zostaje pobrana z rachunku głównego.
Na czym polega mechanizm podzielonej płatności?
Podczas opłacania faktury objętej split payment, przelew zostaje podzielony na dwie części:
- kwota netto trafia na rachunek główny kontrahenta,
- kwota VAT zasila jego mikrorachunek VAT.
Analogicznie, gdy firma otrzymuje płatność w ramach split payment, jej rachunek główny zostaje zasilony kwotą netto, natomiast VAT trafia na mikrorachunek VAT.
Jak wykonać przelew za zobowiązania podatkowe i ZUS?
Opłacanie podatków i składek ZUS to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Choć może się wydawać skomplikowane, w rzeczywistości wystarczy znać kilka podstawowych zasad, by uniknąć błędów. W tym wpisie wyjaśniamy, jak krok po kroku wykonać poprawny przelew za zobowiązania podatkowe (PIT, CIT, VAT) oraz składki ZUS – zarówno dla jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i spółek. Kiedy przedsiębiorca otrzymuje od swojego księgowego informację o wysokości podatków musi wykonać przelewy za wskazane zobowiązania.
Akronimy formularzy podatkowych
| Formularz (Akronim) | Wyjaśnienie |
|---|---|
| PIT-5 | Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych opodatkowana na zasadach ogólnych |
| PPL | Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych opodatkowana liniowo |
| PPE | Zryczałtowana zaliczka na podatek dochodowy od przychodów ewidencjonowanych |
| CIT | Zaliczka na podatek dochodowy od osób prawnych |
| JPK V7M (VAT-7) | Deklaracja miesięczna dla podatku od towarów i usług (miesięczna deklaracja VAT) *JPK = Jednolity Plik Kontrolny |
| JPK V7K (VAT-7K) | Deklaracja kwartalna dla podatku od towarów i usług (kwartalna deklaracja VAT) *JPK = Jednolity Plik Kontrolny |
| PIT-36 | Zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym |
| PIT-36L | Zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym – podatek dochodowy według stawki 19% |
| PIT-28 | Zeznanie o wysokości uzyskanego przychodu, wysokości dokonanych odliczeń i należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych |
Jak wykonać przelew za podatki i ZUS?
Każdy podatnik posiada indywidualny numer rachunku podatkowego (tzw. mikrorachunek), na który należy wpłacać podatek PIT, CIT lub VAT. Jest to odpowiednik konta bankowego, ale w urzędzie skarbowym i ZUS. Można go sprawdzić w generatorze na stronie Ministerstwa Finansów: Generator mikrorachunku podatkowego oraz na stronie ZUS: Wyszukiwarka numeru rachunku składkowego.
Płatność za PIT/CIT
Po zalogowaniu się do swojej bankowości internetowej należy odszukać i wybrać opcję „Przelew podatkowy” i wypełnić formularz zlecenia przelwu według następującego schematu:
- Typ formularza: wybieramy z powyżej tabeli odpowiedni formularz zobowiązania, które płacimy. Formularz powinien być wybrany zgodnie z obowiązującą formą opodatkowania,
- Podajemy NIP naszej działalności gospodarczej lub spółki z o.o.,
- Wpisujemy kwotę podatku zgodną z wyliczeniami księgowego,
- Wskazujemy właściwy okres rozliczeniowy: miesiąc, kwartał, rok – w zależności którego okresu dotyczy nasze zobowiązanie.
W opcjonalnym polu Identyfikatora zobowiązania nie trzeba nic podawać. Jest to pole, które może ułatwić rozksięgowanie zobowiązania, kiedy jest ono płacone razem z inną należnością np. odsetkami. Wówczas można tam dodać dopisek w stylu: “Należność główna + [kwota] zł odsetek”.
Płatność za składki ZUS
Odwrotnie do przelewu podatkowego rachunek składkowy nie wygeneruje się automatycznie w bankowości internetowej dlatego należy wygenerować go na podanej stronie ZUS. Niemniej, aby wykonać przelew do ZUS należy odszukać w bankowości opcję „Przelew do ZUS”, a w przypadku braku takiej opcji należy skorzystać z opcji tradycyjnego przelewu bankowego jak np. podczas płatności za standardowe faktury zakupowe. Poniżej przedstawiamy przykładowe wypełnienie formularza przelewu do ZUS:
- Podajemy nazwę odbiorcy: ZUS,
- Numer rachunku odbiorcy: to Twój wygenerowany numer rachunku składkowego,
- Kwotę: łączna suma składek za dany miesiąc podaną w mailu/wiadomości od księgowego,
- Tytuł przelewu: np. „Składki za [miesiąc]/[rok]” lub “DRA za [miesiąc]/[rok]”
Płatność za podatek VAT
Po zalogowaniu się do swojej bankowości internetowej należy odszukać i wybrać opcję „Przelew podatkowy” i wypełnić formularz zlecenia przelwu według następującego schematu:
- Typ formularza: wybieramy z powyżej tabeli odpowiedni formularz zobowiązania, które płacimy. Formularz powinien być wybrany zgodnie z obowiązującą formą opodatkowania,
- Podajemy NIP naszej działalności gospodarczej lub spółki z o.o.,
- Wpisujemy kwotę podatku zgodną z wyliczeniami księgowego,
- Wskazujemy właściwy okres rozliczeniowy: miesiąc, kwartał – w zależności którego okresu dotyczy nasze zobowiązanie.
W opcjonalnym polu Identyfikatora zobowiązania nie trzeba nic podawać. Jest to pole, które może ułatwić rozksięgowanie zobowiązania, kiedy jest ono płacone razem z inną należnością np. odsetkami. Wówczas można tam dodać dopisek w stylu: “Należność główna + [kwota] zł odsetek”.
Płatności za podatki po terminie
Jeśli przedsiębiorca zapłacił podatek po terminie, powinien niezwłocznie uregulować zaległość wraz z należnymi odsetkami za zwłokę. Poniżej przedstawiamy szczegółową instrukcję postępowania:
Krok 1: Obliczenie odsetek za zwłokę
Aby obliczyć wysokość odsetek za zwłokę, należy:
- Przejść na odpowiednią stronę:
- Dla PIT/VAT: Kalkulator odsetek podatkowych – GOFIN
- Dla ZUS: Kalkulator odsetek składkowych – GOFIN
- Ustalić kwotę zaległości podatkowej lub składkowej – jest to kwota podatku/składki do zapłaty za dany miesiąc, podana przez księgowego. UWAGA: Jeśli zaległość dotyczy więcej niż jednego miesiąca, odsetki należy obliczyć osobno dla każdego z nich.
- Określić liczbę dni opóźnienia – należy podać termin płatności oraz faktyczną datę wpłaty. Kalkulator automatycznie obliczy liczbę dni opóźnienia.
- Wybrać stawkę odsetek za zwłokę: obniżone odsetki przysługują przy dobrowolnej korekcie deklaracji i szybkiej wpłacie, natomiast podwyższone stosuje się w przypadku wykrycia nieprawidłowości przez organy podatkowe, szczególnie w zakresie VAT i akcyzy.
- Kliknąć „Oblicz”, a następnie – zgodnie z wynikiem – dopłacić naliczone odsetki (lub pełną kwotę, jeśli należność główna nie została jeszcze uregulowana).
Krok 2: Wykonanie przelewu
Odsetki za zwłokę wpłaca się na ten sam mikrorachunek, na który opłacane są główne zobowiązania:
Mikrorachunek podatkowy (PIT, VAT) – generowany na podstawie numeru NIP: Generator mikrorachunku podatkowego
Mikrorachunek ZUS – generowany na podstawie numeru NIP i REGON: eSkladka – ZUS
Przelew wykonujemy w zależności od sytuacji:
Jeśli nie opłacono jeszcze należności głównej i płacimy całość (podatek/składka + odsetki) – przelew wykonujemy jak zwykle, dodając w polu „Identyfikator zobowiązania” (pole nieobowiązkowe) dopisek: „Należność + [kwota odsetek] zł odsetek”
Jeśli należność główna została już opłacona i dopłacamy tylko odsetki – przelew wykonujemy również na ten sam rachunek, z dopiskiem w polu „Identyfikator zobowiązania”: „[kwota odsetek] zł odsetek za [okres]”