Czym są koszty uzyskania przychodów?
Przez koszty uzyskania przychodu rozumie się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Należy zwrócić uwagę, że nie każdy wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Wydatek, który ma zostać uznany za koszt powinien mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą podmiotu, być odpowiednio udokumentowany i nie znajdować się w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów.
Koszty, a formy opodatkowania
W praktce na gruncie polskiego prawa istnieją cztery formy opodatkowania, ale w praktyce mamy do czynienia z trzema. W konkreście kosztów uzyskania przychodu na każdej formie opodatkowania można podzielić prawo do odliczenia w następujący sposób:
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: brak możliwości rozliczania kosztów na gruncie podatku PIT,
- zasady ogólne/skala podatkowa: koszty pomniejszają podstawę opodatkowania. W skrócie można przyjąć, że przychód – koszty = podstawa do opodatkowania.
- podatek liniowy: koszty pomniejszają podstawę opodatkowania. W skrócie można przyjąć, że przychód – koszty = podstawa do opodatkowania.
Wartym uwagi jest fakt, że niezależnie od formy opodatkowania, jeśli dana osoba prowadząca działalność gospodarczą jest czynnym podatnikiem podatku VAT ma prawo odliczyć VAT od wydatków poniesionych w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. VAT odliczony od wydatków pomniejszy wówczas VAT, który należy zapłacić do urzędu skarbowego z tytułu wystawionych faktur sprzedaży.
W tym miejscu należy zwrócić uwagę na wpływ kosztów na podstawę opodatkowania podatkiem od osób prawnych (CIT). Koszty na podatek CIT wpływają tak jak w przypadku zasad ogólnych tj. przychód - koszty = podstawa do opodatkowania.
Jak poprawnie udokumentować koszty?
Podstawowym dokumentem, który służy udokomentowaniu kosztu jest faktura VAT/bez VAT posiadająca pełne dane kupującego (nazwa firmy, NIP, adres), ale możemy spotkać się również z:
- rachunek od osoby fizycznej,
- nota księgowa,
- paragon tylko z NIP-em nabywcy,
- polisa ubezpieczeniowa (w przypadku zakupu ubezpieczenia),
- umowa sprzedaży (np. w przypadku zakupu samochodu od osoby fizycznej),
- potwierdzenie przelewu (dotyczy jedynie szczególnych przypadków np. obowiązkowe składki prawników i lekarzy),
- bilet za przejazd autostradą i bilet parkingowy (w tym przypadku sam bilet stanowi dokument do uznania kosztu, ale jest to wyjątek!)
Najczęściej spotykane rodzaje kosztów
- zakup towarów i materiałów wykorzystywanych w działalności (np. buty w sklepie obuwniczym, strzykawki w gabinecie stomatologicznym)*,
- jeśli wynajmujemy lokal na cele działalności to: czynsz za biuro, media, środki czystości, materiały do remontu biura/siedziby,
- meble i artykuły biurowe,
- leasing/najem samochodu,
- paliwo do samochodu,
- koszty serwisu i eksploatacji samochodu,
- komputery (w tym części komputerowe) i akcesoria,
- faksy, skanery, drukarki, smartfony, słuchawki,
- internet i abonament telekomunikacyjny,
- reklama i marketing (kampanie online, wizytówki, ogłoszenia),
- szkolenia i kursy,
- wynagrodzenia pracowników,
- podróże służbowe: faktury za bilet na pociąg, nocleg,
- oprogramowania i subskrypcje,
- usługi księgowe, prawne, doradcze,
- opłaty i prowizje bankowe,
- odsetki od kredytów firmowych,
- czasopisma i książki związane z prowadzoną działalnością,
Co na pewno nie może być kosztem?
Przede wszystkim należy także wspomnieć, że wydatek poniesiony w innym celu niż osiągnięcie przychodów bądź ich zachowanie lub zabezpieczenie tj. został poniesiony w celach prywatnych nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu.
Natomiast art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje na wyłączenia od kosztów uzyskania przychodu, a więc wydatki, które nawet jeśli zostały poniesione w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, nie mogą stanowić kosztu działalności. Są to:
- koszty reprezentacji (to wydatek, którego głównym celem jest budowanie wizerunku lub wywołanie dobrego wrażenia na kontrahentach np. wystawna kolacja, na której nie omawia się warunków współpracy, nie negocuje się, a jedynym celem spotkania był miło spędzony czas z kontrahentem),
- zakup alkoholu,
- odsetki od nieterminowej zapłąty zobowiązań podatkowych i budżetowych,
- grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym lub w sprawach o wykroczenia,
Poza tym kosztami uzyskania przychodu nie będą:
- pakiety medyczne i sportowe (Luxmed/Multi-Sport) zakupione przez osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, w której nie zatrudnia się pracowników,
- zakupione okulary do pracy przy komputerze,
- odzież o charakterze osobistym,
Jak wstępnie samodzielnie zweryfikować czy wydatek może być kosztem?
Niektóre rodzaje wydatków można w kontekście uznania za koszt uzyskania przychodu zweryfikować samodzielnie. Jeśli przedsiębiorca poniósł wydatek, który we wcześniejszym fragmencie nie został podany jako przykład często spotykanego kosztu lub nie został wskazany jako NKUP (wydatek niestanowiący kosztu uzyskania przychodu) można przeprowadzić tzw. test dwóch pytań. Polega on na tym, że przedsiębiorca ponosząc wydatek zadaje sobie dwa pytania:
- Czy ponoszę ten wydatek w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła moich przychodów? Jeśli nie – wydatek nie jest kosztem, a jeśli tak możemy zadać drugie pytanie:
- Czy wydatek został wymieniony w art. 23 ustawy o PIT, gdzie został wskazany jako wyłączenie od kosztów uzyskania przychodu? Jeśli nie – wydatek prawdopodobnie może być kosztem uzyskania przychodu, a jeśli tak – wydatek nie może być kosztem uzyskania przychodu.